Электронной подписью следует считать электронную информацию, позволяющую подтвердить подлинность лица, подписывающего электронный документ, а также неизменность информации, в нем содержащейся. Более развернутое определение сущности электронной подписи дано в федеральном законе России.

Электронные подписи подразделяются на простые, которые свидетельствуют только о подписи под документом, и усиленные. Те, в свою очередь, подразделяются на:
- неквалифицированные, с помощью которых идентифицируется человек, поставивший подпись и определяется возможность исправлений в тексте уже подписанного документа (используется т.н. криптографический ключ);
- квалифицированные, когда криптографический ключ проверки прописывается в специальном квалификационном документе.
В настоящее время имеется много сфер, где применяется электронная подпись.

Прежде всего, она используется для обслуживания внутреннего обмена документами на предприятиях и крупных фирмах. Это значительно снижает затраты на канцелярские принадлежности и бумагу (больше нет необходимости распечатывать документы). И время прохождения документа до исполнителя, а также повышает уровень конфиденциальности и препятствует утечке информации за пределы предприятия.
Использование электронной подписи очень эффективно и для документооборота (в т.ч. договоров) между головным предприятием и филиалами, порой расположенными даже в разных странах. Она гарантирует точность и защищенность передаваемой информации.
Очень часто крупные предприятия используют электронные подписи для сдачи квартальной и годовой бухгалтерской и налоговой отчетности, что значительно упрощает процедуру и экономит время бухгалтеров.

Несмотря на очевидные преимущества использования электронной подписи на предприятиях, пока еще не наблюдается повсеместного ее введения в документооборот. Дело, прежде всего, в психологии сотрудников, которые привыкли к серьезности бумажных документов и «мокрых» печатей и не привыкли к серьезности электронных ключей (они запросто могут и потерять). Кроме того, многим не хватает уровня образования и компьютерных навыков для правильного использования электронной подписи.

Эти проблемы можно решить путем выпуска внутри предприятия «Положения об электронном обороте документов» и подписания его всеми сотрудниками, а также проведением курсов повышения компьютерной грамотности персонала.