Когда речь идет об обработке текста, Microsoft Word - это золотой стандарт. В рамках пакета повышения производительности Microsoft Office более одного миллиарда пользователей компьютеров используют программу каждый день. Это почти каждый седьмой человек на всей планете - впечатляющее число, не имеющее аналогов в технологической индустрии.

Несмотря на то, что многие пользователи используют Microsoft Word, не все знают, как максимально использовать возможности программы. Word обладает множеством функций, которые могут упростить создание документов, отчетов и текстовых файлов. А когда ваша повседневная работа становится легче, вы становитесь более продуктивными и более эффективными, что должно быть конечной целью использования любого программного обеспечения.

Ниже приведены 10 наших приемов что позволит экономить время, которые помогут вам использовать Microsoft Word. (Большинство этих предложений работают со всеми версиями Word, но некоторые из них предназначены только для более новых версий, таких как Word 2016 или 2019).

1. Копируйте, вставляйте и вырезайте с помощью сочетаний клавиш
Многие знают эти сочетания клавиш - Ctrl + C, чтобы скопировать, Ctrl + V, чтобы вставить, и Ctrl + X, чтобы вырезать, - и это поможет экономить время. Сначала овладейте этими тремя основными командами, и вы обнаружите, что масштабируете процесс создания документа с удивительной скоростью.

2. Быстро увеличить или уменьшить масштаб, чтобы не уставали глаза
Некоторым людям нравится работать в окне Word, увеличенном до 150%, в то время как другим нравится устранять необходимость прокрутки влево и вправо или вверх и вниз, уменьшая до 75%, чтобы увидеть документ полностью. В любом случае используйте кнопку «Окно»> «Масштаб», чтобы выбрать наиболее подходящий для вас параметр, или найдите вкладку «100%» при помощи ползунка в правом нижнем углу документа, чтобы легко увеличивать или уменьшать масштаб.

3. Удалить все слова за раз
Это простой вопрос, о котором вы можете не знать: вместо того, чтобы медленно кликать по клавиатуре, чтобы удалить текст, или удерживать  клавишу Backspace, чтобы удалить слова или целые предложения, нажмите  Ctrl + Backspace  с курсором, расположенным после слова, которое вы хотите стереть, в то же время, делая утомительную задачу намного проще.

4. Используйте Smart Lookup для поиска в Интернете
Каждый раз, когда вы выделяете слово или фразу и щелкаете по ней правой кнопкой мыши, вы видите «Умный поиск», который служит в качестве быстрого ярлыка для просмотра веб-страниц - без замедления, чтобы открыть отдельное окно браузера. От определения слов до просмотра новостей, этот мощный инструмент может превратить простой вопрос в поток знаний.

5. Удалите ненужное форматирование
Пытаетесь превратить документ из внешнего источника в то, что работает для вас? Странное форматирование может замедлить работу, поэтому вместо того, чтобы пытаться исправить недоразумение, нажмите Ctrl + Пробел или нажмите кнопку « Очистить все форматирование» (в новых версиях ластик на вкладке «Главная», чтобы удалить форматирование из выделенного текст и начать все заново со своим собственным стилем.

6. Скажите программе точно, что вы хотите сделать
Большинство новых версий Word содержат удобное поле «Скажите, что вы хотите сделать» в верхней части панели инструментов. Вставьте слово или фразу, относящуюся к любой инструкции, и программа может быстро определить команду, которую вы ищете.

7. Используйте несколько кликов для выбора фрагментов копии
Вместо того, чтобы использовать утомительный метод перетаскивания и выделения, вы можете использовать мышь для выбора фрагментов копии: дважды щелкните по слову, чтобы выделить его, или трижды щелкните, чтобы выделить целое предложение или раздел.

8. Быстро вставляйте ссылки в документ
Подобно командам копирования / вставки / вырезания, изучение сочетания клавиш для добавления веб-ссылок в документ - Ctrl + K - сэкономит много времени и быстро станет одним из самых востребованных инструментов в вашем наборе.

9. Выберите нужный шрифт, а не тот шрифт по умолчанию, который Word хочет использовать
Не нравится Калибри или Камбрия? Предпочитаете Arial Times New Roman или другое? Самое приятное в Microsoft Word - вы можете выбрать шрифт по умолчанию - эта команда отличается в зависимости от версии, но самый надежный способ - нажать « Формат»> «Шрифт», выбрать нужные атрибуты и нажать «По умолчанию».

10. Найти любое слово, которое вы хотите быстро и легко
Вместо того чтобы использовать мышь для перехода к команде « Найти» , нажмите Ctrl + F, чтобы открыть окно в более старых версиях Word, или автоматически переместите курсор в меню «Поиск в документе», которое всегда появляется на панели инструментов в более новых версиях.

Бонусный совет. Щелкните стрелку раскрывающегося списка на увеличительном стекле меню «Поиск» и нажмите «Заменить», чтобы автоматически заменить определенное слово или фразу другим указанным вами словом или фразой.